Comisia Europeană a adoptat un nou regulament care impune utilizarea unor formate comune pentru identificarea beneficiarilor reali ai companiilor și altor entități. Această măsură, care va intra în vigoare pentru companii la data de 10 iulie 2027, vizează persoanele care dețin sau controlează în ultimă instanță structurile juridice. Regulamentul stabilește și setul de informații minime obligatorii, fără de care registrele naționale nu vor mai putea accepta nicio declarație de acest tip.
Pentru companiile care au structuri de proprietate complexe, cu mai multe niveluri de control, noile reguli impun o descriere detaliată a legăturilor dintre entități. Raportarea va trebui să evidențieze clar relația dintre companii și persoanele fizice aflate în spatele acestora. Declarațiile vor utiliza câmpuri standardizate pentru nume, data nașterii, adresă, cetățenie și datele documentelor de identitate, facilitând astfel procesul de verificare.
În cazul în care beneficiarul real nu poate fi identificat după parcurgerea tuturor verificărilor cerute, entitatea are obligația de a justifica rezultatul obținut. În aceste situații specifice, prevăzute de lege, firma trebuie să declare separat persoanele care fac parte din conducerea executivă. Totuși, raportarea acestor persoane nu le transformă automat în beneficiari reali, procesul de cercetare a structurii de proprietate rămânând obligatoriu.
Sistemul de raportare va include și detalii despre natura controlului sau a participației, precum și momentul de la care aceasta este deținută. Procentele de deținere vor putea fi exprimate cu două zecimale, iar țările vor fi indicate prin coduri standardizate pentru a ajuta sistemele informatice. Pentru societăți, este necesară utilizarea identificatorului european EUID, atunci când acesta este disponibil, pentru a asigura o integrare corectă a datelor.
În România, companiile vor continua să utilizeze registrele naționale, precum cel administrat de ONRC, care vor deveni punctele de raportare pentru aceste noi formate. Regulamentul nu obligă redepunerea în bloc a înregistrărilor vechi doar din cauza schimbării formatului, ci permite reutilizarea datelor existente. Totuși, actualizările informațiilor existente vor trebui să respecte noile cerințe tehnice impuse de Comisia Europeană pentru a fi acceptate.
Această inițiativă face parte dintr-un cadru european mai amplu împotriva spălării banilor, care prevede și alte obligații de raportare. Din 10 iulie 2027, entitățile vor fi obligate să comunice orice modificare în cel mult 28 de zile calendaristice și să verifice datele deținute cel puțin o dată pe an. Standardizarea acestor procese urmărește să faciliteze verificarea datelor între diferite sisteme informatice din Uniunea Europeană.